Wohnungsübergabeprotokoll PDF Vorlage - kostenlos zum Ausdrucken
Eine kostenlose PDF Vorlage für das Wohnungsübergabeprotokoll ist eine bewährte Möglichkeit, den Zustand einer Wohnung bei Ein- oder Auszug festzuhalten. So dokumentieren Sie alle wichtigen Punkte wie Räume, Mängel, Zählerstände und Schlüsselübergabe.
Tipp: Für maximale Sicherheit empfehlen wir die digitale Variante mit Fotos, Zeitstempel und Unterschrift.
Kostenloses Wohnungsübergabeprotokoll (PDF Vorlage)
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Zustand einer Wohnung bei der Übergabe festhält - entweder beim Einzug oder beim Auszug.
Auf dieser Seite erhalten Sie:
- eine kostenlose PDF-Vorlage
- eine Erklärung, was ins Protokoll gehört
- den Vergleich PDF vs. digitales Übergabeprotokoll
- und die Möglichkeit, Ihr Protokoll direkt online zu erstellen
Die kostenlose PDF-Vorlage enthält alle wichtigen Punkte für eine ordnungsgemäße Wohnungsübergabe:
- ✔ Adresse des Mietobjekts
- ✔ Räume & Zustand
- ✔ Mängel und Besonderheiten
- ✔ Zählerstände (Strom, Wasser, Gas, Heizung)
- ✔ Schlüsselübergabe
- ✔ Unterschriften von Mieter & Vermieter
Tipp: Für maximale Sicherheit empfehlen wir die digitale Variante mit Fotos, Zeitstempel und Unterschrift.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Wohnung beim Einzug oder Auszug. Es dient als Beweisgrundlage, falls es später zu Unstimmigkeiten über Schäden, Renovierungen oder die Kaution kommt.
Ohne Protokoll steht im Streitfall häufig Aussage gegen Aussage. Über 60 % der privaten Vermieter hatten bereits rechtliche Auseinandersetzungen mit Mietern, häufig wegen Schäden oder Wohnungszustand.
Was gehört in ein vollständiges Wohnungsübergabeprotokoll?
📋 Allgemeine Angaben
- Adresse der Wohnung
- Datum der Besichtigung & Übergabe
- Namen von Mieter und Vermieter
🏠 Zustand der Räume
- Wände, Böden, Decken
- Türen und Fenster
- Küche, Bad, Keller, Balkon
📸 Fotos
- Zustand der Räume
- Zählerstände
🔢 Zählerstände
- Strom
- Wasser
- Gas (falls vorhanden)
- Heizung
🔑 Schlüssel
- Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel
✍️ Unterschriften
- Mieter
- Vermieter
- Datum der Unterzeichnung
Je genauer das Protokoll, desto besser ist der Schutz für beide Seiten.
Wohnungsübergabeprotokoll: PDF oder digital?
Viele Vermieter & Mieter nutzen eine kostenlose PDF-Vorlage oder ein ausgedrucktes Formular. Das ist möglich - aber nicht optimal. Besonders, wenn Fotos in der Praxis häufig per Whatsapp verschickt und getrennt vom Übergabeprotokoll aufbewahrt werden.
| Kriterium | Papierprotokoll | Digitales Protokoll |
|---|---|---|
| Ablauf | ❌ Vorlage drucken → ausfüllen → unterschreiben → scannen / kopieren → versenden | Alles digital → automatisch versendet |
| Erstellung | ❌ Umständlich und handschriftlich | In 10 Minuten erledigt |
| Fotos | ❌ Separat abgelegt, unübersichtlich | Direkt dem Objekt zugeordnet |
| Unterschrift | ❌ Vor Ort erforderlich, unter Druck | Digital unterschreiben - auch zeitlich getrennt & ortsunabhängig |
| Sicherheit | ❌ Kann verloren gehen | Sicher gespeichert & archiviert |
| Streitprävention | ❌ Geringe Beweiskraft | Hohe Sicherheit |
| Automatisierung | ❌ Manuell mit mehreren Zwischenschritten | Vollautomatisch inkl. Dokument & E-Mail-Versand |
Ein digitales Wohnungsübergabeprotokoll ist schneller, sicherer und besser nachvollziehbar.
Nachteile eines klassischen PDF-Übergabeprotokolls
- ❌ Fotos müssen separat gespeichert werden
- ❌ Kein Nachweis über Erstellung oder Versand
- ❌ Kein Zeitstempel
- ❌ Unterschrift oft nur vor Ort möglich
- ❌ Protokoll geht verloren
- ❌ Nachträgliche Änderungen
Gerade bei Streitfällen um Kaution oder Schäden kann das problematisch werden.
Die bessere Lösung: Digitales Wohnungsübergabeprotokoll
- ✅ In 10 Minuten erstellt
- ✅ Digitale Unterschrift (auch zeitlich getrennt & ortsunabhängig)
- ✅ Sicherer Versand per E-Mail
- ✅ Fotos direkt zuordnen
- ✅ Automatischer PDF-Export
- ✅ Zeitstempel & Dokumenten-ID
- ✅ DSGVO-konform
Das Protokoll eignet sich perfekt für:
- ✔ Einzug & Auszug
- ✔ Studenten & WGs
- ✔ Hausverwaltungen
- ✔ Private Vermietung
Egal ob Einzug oder Auszug - das Protokoll sorgt für Klarheit und Sicherheit.
So einfach funktioniert’s
1. Daten eingeben
Trage alle relevanten Daten ein - wir führen dich Schritt für Schritt durch alles Wichtige.
2. Fotos hinzufügen
Lade Fotos hoch und ordne sie den Räumen zu. So ist der Zustand eindeutig dokumentiert.
3. Unterschrift setzen
Beide Parteien unterschreiben online - auch zeitlich getrennt & ortsunabhängig.
4. Protokoll sichern
Das Protokoll wird erstellt, gespeichert und zur Archivierung per E-Mail versendet.
Erstellen Sie Ihre nächste Wohnungsübergabe digital
Erstellen Sie gültige Übergabeprotokolle in wenigen Minuten - digital, einfach und bequem. Auf Smartphone, Tablet oder Laptop. In 10 Minuten erstellen & der anderen Partei zur Prüfung & Unterschrift senden.
Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist ein Dokument, in dem der Zustand einer Wohnung bei der Übergabe festgehalten wird. Es enthält zum Beispiel Mängel, Zählerstände und übergebene Schlüssel.
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Nein, ein Wohnungsübergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es wird aber dringend empfohlen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Vorlage und einem digitalen Übergabeprotokoll?
Eine PDF-Vorlage ist ein statisches Dokument, das man ausfüllt, ausdruckt, speichert und manuell weiterleitet. Ein digitales Übergabeprotokoll wird online erstellt, automatisch gespeichert, mit Fotos ergänzt, mit Zeitstempel unterschrieben und per E-Mail versandt.
Zuletzt aktualisiert: Januar 2026