Wohnungsübergabeprotokoll - Vorlage, Erklärung & digitales Protokoll
Ein Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Wohnung bei Ein- oder Auszug. Es schützt Mieter und Vermieter vor Streit, schafft Klarheit über Schäden, Zählerstände und Schlüssel und dient im Ernstfall als wichtiges Beweismittel.
Mit unserem Tool erstellen Sie in 10 Minuten ein sicheres, vollständiges Dokument - ein digitales Wohnungsübergabeprotokoll - inklusive Fotos, Unterschriften und Zeitstempel.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Zustand einer Wohnung bei der Übergabe festhält - entweder beim Einzug oder beim Auszug.
Es enthält unter anderem:
- den Zustand der Räume
- vorhandene Schäden oder Mängel
- Zählerstände (Strom, Wasser, Gas)
- Anzahl der übergebenen Schlüssel
- Unterschriften von Mieter und Vermieter
Das Protokoll dient als Absicherung für beide Parteien und hilft, spätere Streitigkeiten zu vermeiden - insbesondere bei Kaution, Renovierungen oder Schäden.
Warum ist ein Wohnungsübergabeprotokoll so wichtig?
Viele Konflikte zwischen Mietern und Vermietern entstehen nicht aus böser Absicht, sondern durch fehlende Dokumentation.
Ohne Übergabeprotokoll:
- ist der Zustand der Wohnung nicht beweisbar
- entstehen Diskussionen über Schäden
- wird die Kaution oft zurückgehalten
- drohen rechtliche Auseinandersetzungen
- „Das war vorher schon so“ vs. „Das war neu“
Mit einem korrekt erstellten Übergabeprotokoll:
- sind alle Mängel eindeutig dokumentiert
- gibt es Klarheit über Verantwortlichkeiten
- weniger Diskussionen & schnellere Kautionsrückzahlung
- haben beide Seiten rechtliche Sicherheit
- lassen sich Streitfälle meist vermeiden
Gerade bei steigenden Mieten und hohen Kautionen ist ein professionelles Übergabeprotokoll zur Absicherung heute wichtiger denn je. 30 - 50% aller Mietverhältnisse führen beim Auszug zu Meinungsverschiedenheiten (Quelle u. a. Deutscher Mieterbund, Haus & Grund, Verbraucherzentralen)
Was gehört in ein vollständiges Wohnungsübergabeprotokoll?
📋 Allgemeine Angaben
- Adresse der Wohnung
- Datum der Besichtigung & Übergabe
- Namen von Mieter und Vermieter
🏠 Zustand der Räume
- Wände, Böden, Decken
- Türen und Fenster
- Küche, Bad, Keller, Balkon
📸 Fotos
- Zustand der Räume
- Zählerstände
🔢 Zählerstände
- Strom
- Wasser
- Gas (falls vorhanden)
- Heizung
🔑 Schlüssel
- Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel
✍️ Unterschriften
- Mieter
- Vermieter
- Datum der Unterzeichnung
Je genauer das Protokoll, desto besser ist der Schutz für beide Seiten.
Wohnungsübergabeprotokoll: PDF oder digital?
Viele Vermieter & Mieter nutzen eine kostenlose PDF-Vorlage oder ein ausgedrucktes Formular. Das ist möglich - aber nicht optimal. Besonders, wenn Fotos in der Praxis häufig per Whatsapp verschickt und getrennt vom Übergabeprotokoll aufbewahrt werden.
| Kriterium | Papierprotokoll | Digitales Protokoll |
|---|---|---|
| Ablauf | ❌ Vorlage drucken → ausfüllen → unterschreiben → scannen / kopieren → versenden | Alles digital → automatisch versendet |
| Erstellung | ❌ Umständlich und handschriftlich | In 10 Minuten erledigt |
| Fotos | ❌ Separat abgelegt, unübersichtlich | Direkt dem Objekt zugeordnet |
| Unterschrift | ❌ Vor Ort erforderlich, unter Druck | Digital unterschreiben - auch zeitlich getrennt & ortsunabhängig |
| Sicherheit | ❌ Kann verloren gehen | Sicher gespeichert & archiviert |
| Streitprävention | ❌ Geringe Beweiskraft | Hohe Sicherheit |
| Automatisierung | ❌ Manuell mit mehreren Zwischenschritten | Vollautomatisch inkl. Dokument & E-Mail-Versand |
Ein digitales Wohnungsübergabeprotokoll ist schneller, sicherer und besser nachvollziehbar.
Typische Fehler bei der Wohnungsübergabe
- ❌ Keine Fotos machen
- ❌ Fotos unorganisiert per WhatsApp oder E-Mail
- ❌ Schäden nicht dokumentieren
- ❌ Zählerstände vergessen
- ❌ Nur eine Partei unterschreibt
- ❌ Protokoll geht verloren
- ❌ Nachträgliche Änderungen
Ein digitales Protokoll verhindert diese Fehler automatisch - durch klare Struktur und vollständige Dokumentation.
Vorteile eines digitalen Wohnungsübergabeprotokolls
- ✔ In 10 Minuten erstellt
- ✔ Unterschrift auch zeitlich getrennt
- ✔ Sicherer Versand per E-Mail
- ✔ Digitale Unterschrift
- ✔ Fotos direkt zuordnen
- ✔ Automatischer PDF-Export
- ✔ Zeitstempel & Dokumenten-ID
- ✔ DSGVO-konform
Für wen eignet sich ein digitales Übergabeprotokoll?
- ✔ Mieter & Vermieter
- ✔ Studenten & WGs
- ✔ Hausverwaltungen
- ✔ Private Vermieter
Egal ob Einzug oder Auszug - das Protokoll sorgt für Klarheit und Sicherheit.
So einfach funktioniert’s
1. Daten eingeben
Trage alle relevanten Daten ein - wir führen dich Schritt für Schritt durch alles Wichtige.
2. Fotos hinzufügen
Lade Fotos hoch und ordne sie den Räumen zu. So ist der Zustand eindeutig dokumentiert.
3. Unterschrift setzen
Beide Parteien unterschreiben online - auch zeitlich getrennt & ortsunabhängig.
4. Protokoll sichern
Das Protokoll wird erstellt, gespeichert und zur Archivierung per E-Mail versendet.
Erstellen Sie Ihre nächste Wohnungsübergabe digital
Erstellen Sie gültige Übergabeprotokolle in wenigen Minuten - digital, einfach und bequem. Auf Smartphone, Tablet oder Laptop. In 10 Minuten erstellen & der anderen Partei zur Prüfung & Unterschrift senden.
Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist ein Dokument, in dem der Zustand einer Wohnung bei der Übergabe festgehalten wird. Es enthält zum Beispiel Mängel, Zählerstände und übergebene Schlüssel.
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Nein, ein Wohnungsübergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es wird aber dringend empfohlen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Ist ein digitales Übergabeprotokoll gültig?
Ja, ein digitales Übergabeprotokoll mit Zeitstempel & Unterschrift ist rechtlich gültig. Wichtig ist, dass beide Parteien es anerkennen und unterschreiben.
Zuletzt aktualisiert: Januar 2026