Wohnungsübergabe bei Einzug & Auszug - Ablauf, Checkliste & Tipps
Die Wohnungsübergabe beim Einzug und Auszug ist ein entscheidender Moment im Mietverhältnis.Hier wird festgelegt, in welchem Zustand sich die Wohnung befindet - und wer später für Schäden haftet.
Ein korrektes Protokoll schützt Mieter und Vermieter vor Missverständnissen, Streitigkeiten und finanziellen Verlusten. Nachfolgend erfahren Sie, worauf Sie bei Einzug und Auszug achten müssen, welche Fehler häufig gemacht werden und wie eine vollständige Übergabe abläuft.
Wohnungsübergabe: Einzug vs. Auszug - der Unterschied
Ob Einzug oder Auszug - das Übergabeprotokoll spielt in beiden Fällen eine zentrale Rolle. Der Zweck ist jedoch unterschiedlich.
🏠 Wohnungsübergabe beim Einzug: Beim Einzug wird der Ist-Zustand der Wohnung festgehalten.
- Dokumentation vorhandener Mängel
- Schutz vor späteren Forderungen
- Klarheit über den Zustand bei Übernahme
Wichtig: ➡ Alles, was beim Einzug nicht dokumentiert wird, gilt später oft als vom Mieter verursacht.
🚪 Wohnungsübergabe beim Auszug: Beim Auszug wird geprüft, ob sich der Zustand verändert hat.
- Klärung möglicher Schäden
- Grundlage für Kautionsrückzahlung
- Vermeidung von Streit
Hier entscheidet das Protokoll häufig darüber, ob: die Kaution vollständig zurückgezahlt wird, Nachforderungen entstehen, rechtliche Schritte notwendig werden.
Warum ein Wohnungsübergabeprotokoll so wichtig ist
Ein Übergabeprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben - aber praktisch unverzichtbar.
Ohne Protokoll:
- ❌ Risiko von Kautionsabzügen (i.d.R. 3 Monats-Nettokaltmieten)
- ❌ ist der Zustand der Wohnung nicht beweisbar
- ❌ entstehen Diskussionen über Schäden
- ❌ drohen rechtliche Auseinandersetzungen
- ❌ Aussage gegen Aussage
- ❌ „Das war vorher schon so“ vs. „Das war neu“
Mit einem korrekt erstellten Übergabeprotokoll:
- ✅ sind alle Mängel eindeutig dokumentiert
- ✅ gibt es Klarheit über Verantwortlichkeiten
- ✅ haben beide Seiten rechtliche Sicherheit
- ✅ lassen sich Streitfälle meist vermeiden
Gerade bei steigenden Mietpreisen und hohen Kautionen ist ein sauberes Protokoll enorm wichtig.
Was gehört in ein vollständiges Wohnungsübergabeprotokoll?
📋 Allgemeine Angaben
- Adresse der Wohnung
- Datum der Besichtigung & Übergabe
- Namen von Mieter und Vermieter
🏠 Zustand der Räume
- Wände, Böden, Decken
- Türen und Fenster
- Küche, Bad, Keller, Balkon
📸 Fotos
- Zustand der Räume
- Zählerstände
🔢 Zählerstände
- Strom
- Wasser
- Gas (falls vorhanden)
- Heizung
🔑 Schlüssel
- Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel
✍️ Unterschriften
- Mieter
- Vermieter
- Datum der Unterzeichnung
Je genauer das Protokoll, desto besser ist der Schutz für beide Seiten.
Wohnungsübergabeprotokoll: PDF oder digital?
Viele Vermieter & Mieter nutzen eine kostenlose PDF-Vorlage oder ein ausgedrucktes Formular. Das ist möglich - aber nicht optimal. Besonders, wenn Fotos in der Praxis häufig per Whatsapp verschickt und getrennt vom Übergabeprotokoll aufbewahrt werden.
| Kriterium | Papierprotokoll | Digitales Protokoll |
|---|---|---|
| Ablauf | ❌ Vorlage drucken → ausfüllen → unterschreiben → scannen / kopieren → versenden | Alles digital → automatisch versendet |
| Erstellung | ❌ Umständlich und handschriftlich | In 10 Minuten erledigt |
| Fotos | ❌ Separat abgelegt, unübersichtlich | Direkt dem Objekt zugeordnet |
| Unterschrift | ❌ Vor Ort erforderlich, unter Druck | Digital unterschreiben - auch zeitlich getrennt & ortsunabhängig |
| Sicherheit | ❌ Kann verloren gehen | Sicher gespeichert & archiviert |
| Streitprävention | ❌ Geringe Beweiskraft | Hohe Sicherheit |
| Automatisierung | ❌ Manuell mit mehreren Zwischenschritten | Vollautomatisch inkl. Dokument & E-Mail-Versand |
Ein digitales Wohnungsübergabeprotokoll ist schneller, sicherer und besser nachvollziehbar.
Typische Fehler bei der Wohnungsübergabe
- ❌ Keine Fotos machen
- ❌ Schäden nicht dokumentieren
- ❌ Zählerstände vergessen
- ❌ Nur eine Partei unterschreibt
- ❌ Protokoll geht verloren
- ❌ Nachträgliche Änderungen
- ❌ Nur mündliche Absprachen treffen
Ein digitales Protokoll verhindert diese Fehler automatisch - durch klare Struktur und vollständige Dokumentation.
Checkliste & Tipps: Wohnungsübergabe richtig durchführen
- ✅ Sind alle Räume sauber?
- ✅ Gibt es sichtbare Schäden?
- ✅ Stimmen die Zählerstände?
- ✅ Funktionieren Elektrik, Heizung & Fenster?
- ✅ Sind alle Schlüssel vorhanden?
Beim Auszug prüfen:
- ✅ Wohnung besenrein?
- ✅ Schäden dokumentiert?
- ✅ Zählerstände notiert?
- ✅ Schlüssel vollständig übergeben?
- ✅ Protokoll unterschrieben?
Egal ob Einzug oder Auszug - das Protokoll sorgt für Klarheit und Sicherheit.
Übergabeprotokoll digital erstellen - die bessere Lösung
- ✔ In 10 Minuten erstellt
- ✔ Schritt für Schritt geführt
- ✔ Fotos direkt zuordnen
- ✔ Unterschrift - ortsunabhängig & zeitlich getrennt
- ✔ Sicherer Versand per E-Mail
- ✔ Automatischer PDF-Export
- ✔ Zeitstempel & Dokumenten-ID
- ✔ DSGVO-konform
Für wen eignet sich ein digitales Übergabeprotokoll?
- ✔ Mieter & Vermieter
- ✔ Studenten & WGs
- ✔ Hausverwaltungen
- ✔ Makler
- ✔ Private Vermieter
Egal ob Einzug oder Auszug - das Protokoll sorgt für Klarheit und Sicherheit.
So einfach funktioniert’s
1. Daten eingeben
Trage alle relevanten Daten ein - wir führen dich Schritt für Schritt durch alles Wichtige.
2. Fotos hinzufügen
Lade Fotos hoch und ordne sie den Räumen zu. So ist der Zustand eindeutig dokumentiert.
3. Unterschrift setzen
Beide Parteien unterschreiben online - auch zeitlich getrennt & ortsunabhängig.
4. Protokoll sichern
Das Protokoll wird erstellt, gespeichert und zur Archivierung per E-Mail versendet.
Erstellen Sie Ihre nächste Wohnungsübergabe digital
Erstellen Sie gültige Übergabeprotokolle in wenigen Minuten - digital, einfach und bequem. Auf Smartphone, Tablet oder Laptop. In 10 Minuten erstellen & der anderen Partei zur Prüfung & Unterschrift senden.
Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist ein Dokument, in dem der Zustand einer Wohnung bei der Übergabe festgehalten wird. Es enthält zum Beispiel Mängel, Zählerstände und übergebene Schlüssel.
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Nein, ein Wohnungsübergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es wird aber dringend empfohlen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Braucht man ein Protokoll beim Einzug und Auszug?
Erstellen Sie am besten in beiden Fällen ein Übergabeprotokoll - so sind Sie auf der sicheren Seite und haben im Zweifel einen klaren Nachweis.
Zuletzt aktualisiert: Januar 2026