Das Wohnungsübergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Ist-Zustand einer Wohnung oder Immobilie beim Mieterwechsel oder Verkauf festhält. Es dient als wichtigstes Beweismittel für beide Parteien.

Es dokumentiert Räume, Schäden, Zählerstände, die Anzahl der Schlüssel und frisch durchgeführte Renovierungen. Ziel ist es, spätere Streitigkeiten darüber zu vermeiden, wer für welche Mängel haftet oder ob die Kaution in voller Höhe zurückgezahlt werden muss.

Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich zwar nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis unverzichtbar, um teure Streitigkeiten zu vermeiden. Ohne Protokoll herrscht oft "Aussage gegen Aussage" bzw. "Das war schon vorher so" vs. "Das ist neu".

Das Wohnungsübergabeprotokoll wird idealerweise bei einem gemeinsamen Termin vor Ort in der leeren Wohnung erstellt.

• Miete: Meist führt der Vermieter oder die Hausverwaltung das Protokoll. Der Mieter prüft die Einträge.
• Kauf: Käufer und Verkäufer gehen die Immobilie gemeinsam durch. Oft unterstützt der Makler dabei.

Das Dokument ist nur gültig, wenn es von allen beteiligten Parteien datiert und unterschrieben wurde.

Ein vollständiges & rechtssicheres Protokoll muss lückenlos sein. Nur so dient es im Ernstfall als Beweis. Folgende Punkte gehören zwingend in die Aufnahme:

• Stammdaten
• Adresse des Objekts
• Namen von Mieter/Vermieter bzw. Käufer/Verkäufer
• Datum der Übergabe
• Anzahl & Zustand der Räume
• Inventar, Möbel & Einbauten
• Reparaturen & Renovierungen
• Zählerstände & Zählernummern
• Anzahl & Art der Schlüssel
• Fotodokumentation der Räume & Zähler
• Versorger: Strom, Gas, Wasser, Internet / Telefon
• Absprachen & Dokumente
• Unterschriften

Zusätzliche empfohlene Informationen: Anzahl der Rauchmelder, Sanitärbereiche, Zuständigkeiten & Fristen bei Reparaturen, Mülltonnen (Art & Anzahl) und zusätzliche Vereinbarungen.

Vermeiden Sie diese klassischen Fehler, die oft erst Wochen später zu Problemen führen:

• Keine Fotos: Mängel nur zu beschreiben reicht oft nicht. Ein Bild beweist den Zustand zweifelsfrei.
• Zuständigkeiten fehlen: Wer repariert den Schaden? Bis wann? Wer zahlt? Das muss ins Protokoll.
• Pauschale Aussagen: „Wohnung okay“ ist gefährlich. Dokumentieren Sie präzise.
• Fehlende Zählerstände: Führt oft zu Chaos bei der Nebenkostenabrechnung.

Lösung: Unsere App & Software verhindert diese Fehler durch Pflichtfelder und integrierte Fotofunktion automatisch.

Damit Sie nichts vergessen, hier die wichtigsten Punkte für eine reibungslose Übergabe für Miete & Kauf:

Das Einzugsprotokoll ist Ihre Versicherung gegen falsche Forderungen. Es dokumentiert präzise den Ist-Zustand der Wohnung bei Einzug. Ein detailliertes Protokoll schafft von Tag 1 an Vertrauen zwischen Mieter und Vermieter und verhindert teure Diskussionen.

Checkliste für die Übergabe bei Einzug:

• Zustand der Räume: Wände, Böden, Fenster & Türen
• Funktionstests: Heizung, Elektrik, Wasserhähne, Toilettenspülung, Einbaugeräte
• Zählerstände erfassen (Strom, Gas, Wasser) für korrekte Abrechnung
• Schlüssel vollständig zählen & Art der Schlüssel notieren

Die Wohnungsabnahme beim Auszug entscheidet oft über den Verbleib der Mietkaution. Hier wird final geklärt, ob die Immobilie vertragsgemäß (meist „besenrein“) zurückgegeben wird oder ob Schäden und Renovierungsbedarf bestehen. Ein sauberes Protokoll schützt Vermieter vor Wertverlust und Mieter vor willkürlichen Abzügen.

Das gehört ins Auszugsprotokoll:

• Zustandskontrolle: Sind relevante, neue Schäden entstanden?
• Endgültige Zählerstände ablesen (Strom, Wasser, Heizung)
• Rückgabe aller Schlüssel (inkl. Nachgemachter) dokumentieren
• Renovierungsstand: Sind Wände gestrichen / Löcher zu?


• Ist die Wohnung leergeräumt und besenrein?
• Festlegung: Wer übernimmt welche Reparaturen bis wann?
• Neue Anschrift des Mieters für Kautionsabrechnung

Das Protokoll ist der Schlüssel zur Kautionsrückzahlung. Sind keine Mängel vermerkt, hat der Vermieter kaum noch Handhabe, die Kaution wegen angeblicher Schäden einzubehalten. Umgekehrt haben Vermieter mit einem unterschriebenen Protokoll einen klaren Beweis für Schadensersatzansprüche.

Ja, ein digitales Übergabeprotokoll ist zulässig und kann im Streitfall als Beweismittel verwendet werden. Voraussetzung ist eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation, einschließlich aussagekräftiger Inhalte, Fotos sowie der entsprechenden Unterschriften.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Effizienz und Rechtssicherheit. Während klassische Word- oder PDF-Vorlagen lediglich statische Formulare sind, die oft zu Medienbrüchen führen (Ausdrucken, händisch Schreiben, Einscannen), ist das digitale Protokoll eine intelligente Softwarelösung.

Nachteile: Klassische Word-/PDF-Vorlage

• Hoher Aufwand: Muss händisch ausgefüllt werden.
• Fehlende Beweise: Fotos müssen separat archiviert werden.
• Starr: Bietet oft zu wenig Platz für Anmerkungen oder zusätzliche Räume.

Vorteile: Digitales Protokoll (App)

• Alles an einem Ort: Erfassung, Fotos und Unterschrift.
• Lückenlose Dokumentation: Fotos werden automatisch im PDF verankert.
• Flexibel: Das Protokoll passt sich dynamisch an die Größe und Ausstattung der Immobilie an.

Nein, das Protokoll wird vollständig digital erstellt, unterschrieben und als PDF bereitgestellt. Nach der Finalisierung erhalten alle Beteiligten das PDF-Dokument per E-Mail zur Archivierung. Bei Bedarf kann das Protokoll jederzeit ausgedruckt werden. Für eine ordnungsgemäße Archivierung wird dies empfohlen.

Nein, beide Parteien können das Protokoll zeitlich getrennt und ortsunabhängig digital prüfen und unterschreiben. Nach der Unterzeichnung durch beide Seiten kann das Dokument abgeschlossen und nicht mehr verändert werden.

Natürlich ist eine Unterschrift auch gemeinsam und direkt vor Ort möglich. Entweder direkt digital auf dem Gerät oder nach Ausdruck des Dokuments auf Papier.

Unsere Lösung ist als moderne Web App konzipiert und damit geräteunabhängig. Sie läuft direkt im Browser (z. B. Chrome, Firefox, Safari, Edge), ohne dass eine Installation aus einem App Store nötig ist.

Unterstützte Plattformen sind:

• Mobil: Apple iOS (iPhone), iPadOS (iPad) & Android Smartphones / Tablets.
• Desktop: Windows PC, Apple macOS & Linux.

Tipp: Dank der Cloud-Synchronisierung können Sie das Protokoll bequem am Desktop vorbereiten und vor Ort mobil auf dem Tablet oder Smartphone fertigstellen.

Ja. Für Wohnungsübergabeprotokolle schreibt der Gesetzgeber keine zwingende Schriftform vor (anders als z. B. bei Kündigungen oder Bürgschaften). Daher ist die digitale Unterschrift - rechtlich als "einfache elektronische Signatur" (gemäß eIDAS-Verordnung) eingeordnet - absolut zulässig.

Viele Nutzer fragen sich, ob eine Unterschrift per Maus/Finger (Touch) besser ist als eine Bestätigung per Tastatur & Checkbox. Rechtlich sind beide Varianten in diesem Fall gleichgestellt.

Die wahre Rechtssicherheit entsteht in unserer App nicht allein durch das Gekritzel, sondern durch die Summe der Beweismittel, die das Dokument fälschungssicher machen:

• Protokollierung: Ein Zeitstempel und technische Metadaten belegen genau, wann das Dokument erstellt wurde.
• Fotobeweise: Die direkte Einbettung der Fotos im Kontext stärkt die Glaubwürdigkeit vor Gericht massiv.
• Kontext & Zeugen: Die Einbindung von Vertragsdaten (Miet-/Kaufvertrag) und die Nennung von Zeugen im Protokoll schaffen zusätzliche Nachvollziehbarkeit und stärken die Beweiskraft im Gesamtzusammenhang.

Kurz gesagt: Ein digitales Protokoll mit diesen Sicherheitsmerkmalen ist im Streitfall oft aussagekräftiger und besser lesbar als ein händisch ausgefüllter Zettel.